Bạn đang có muốn kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà nghỉ hoặc là phát triển quy mô kinh doanh? Bạn muốn tham khảo về phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp và hiệu quả quản lý của phần mềm đối với tình hình kinh doanh khách sạn. Bài chia sẻ dưới đây Ezibee sẽ đưa ra những ưu điểm, nhược điểm của việc quản lý khách sạn bằng excel và hiệu quả quản lý của phần mềm này. Mời các bạn cùng tìm hiểu. Để có lựa chọn hoàn hảo nhất cho việc kinh doanh của mình. Tính năng của ứng dụng excel trong quản lý khách sạn, nhà nghỉ Phần mềm excel là một phần mềm bảng tính của Microsoft giúp cho công đoạn tính toán trở nên nhanh gọn. Ứng dụng này đã sớm được sử dụng rộng rãi trong những hoạt động kinh doanh đã lâu. Lúc này đây, luôn có khá nhiều khách sạn vừa và nhỏ dùng ứng dụng này trong hoạt động quản lý. Tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, vấn đề quản lý phòng khách sạn với phần mềm excel bộc lộ ra những nhược điểm, bên cạnh những ưu điểm đã có của phần mềm. Phần mềm excel hỗ trợ quản lý: Check in, check out khách ra vào hàng ngày Nghiệp vụ phòng: Quản lý phòng nghỉ, theo dõi tình hình phòng đơn giản (thông tin khách, thông tin phòng) In hóa đơn riêng cho từng dịch vụ, có thể in ngay cho khách Ưu nhược điểm khi quản lý khách sạn bằng excel Ưu điểm Miễn phí, không quá khó sử dụng: Phần mềm quản lý resort, khách sạn hoàn toàn miễn phí, trợ giúp bạn triển khai một số công việc tính toán thông dụng một phương án đơn giản. Cho phép in phiếu, chứng từ thanh toán cho mỗi dịch vụ, thanh toán khi check out. Hóa đơn tổng tách thành 2 loại: tổng quát (chỉ nêu một số chi phí theo mục lớn, số tổng cộng); loại chi tiết (ghi rõ chi tiết mỗi mục trong mỗi loại dịch vụ, nhóm chi phí) tùy theo yêu cầu của khách hàng. Lưu trữ, tra cứu và tính toán Với những hạng mục không quá khó, ứng dụng từ Microsoft giúp bạn lưu trữ số liệu thường xuyên, giải nhiều bài toán, tiện lợi cho giai đoạn lập báo cáo thống kê, báo cáo phân tích về khách hàng với nhiều bảng biểu bằng các con số chi tiết (đặc điểm khách, luồng khách, doanh thu, lợi nhuận. Nội dung báo cáo sẽ được cập nhật khi thay đổi một số tiêu chí báo cáo (thời gian, đối tượng). Tiết kiệm chi phí, hiệu quả doanh thu Phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel được áp dụng thích hợp nhất cho nhiều quy mô khách sạn nhỏ dưới 3 sao, dịch vụ đi kèm không đáng kể. Nhược điểm Độ bảo mật dữ liệu thấp Khi sử dụng phần mềm quản lý nhà nghỉ bằng excel, thông tin, số liệu có thể dễ dàng bị thay đổi, đánh cắp, hoặc tiết lộ ra bên ngoài. Vì chức năng phân quyền không được tích hợp. Và bảo đảm là các chủ kinh doanh đều biết được hậu quả của việc đó. Dễ xảy ra sai sót Khi quản lý một khối lượng thông tin quá lớn, độ đúng đắn cũng như tốc độ xử lý của phần mềm excel không còn được đảm bảo. Có thể dẫn đến sai sót trên toàn hệ thống và việc khắc phục cực kỳ khó khăn và tốn thời gian. Khó kết hợp với nhiều báo cáo Excel không thể tự động thống kê, tạo ra những báo cáo dựa trên thông tin mà nó lưu trữ. Chính vì thế, bạn sẽ cần mất thời gian, công sức, nhân sự cho việc tạo báo cáo. Không đáp ứng được với khách sạn quy mô lớn Đối với những khách sạn có hình thức từ 3 sao trở lên, tích hợp các loại dịch vụ hơn như nhà hàng, spa, bar… phần mềm excel sẽ không có thể thỏa được vấn đề quản lý nữa. Từ một số ưu nhược điểm nêu trên, có thể thấy phần mềm excel cơ bản có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý khách sạn có ít chuyên môn nghiệp vụ hoặc kinh phí đầu tư ban đầu nhỏ. Đây được coi là biện pháp ban đầu giúp tiết kiệm chi phí cho nhà đầu tư. Tất nhiên, để tốt nhất hoạt động kinh doanh, đem lại nguồn thu nhập về lâu dài hoặc trong tình trạng khách sạn muốn phát triển số lượng phòng và triển khai thêm nhiều loại hình dịch vụ thì hãy tính đến việc sử dụng phần mềm quản lý chuyên nghiệp. Bạn đã có lựa chọn cho khách sạn của mình chưa? Tham khảo thêm: phần mềm quản lý massage
