Một ứng dụng quản lý khách sạn, hay còn gọi là PMS (Property Management System), là một ứng dụng đang trở nên hữu ích trong nhiều khách sạn cao cấp, hỗ trợ chủ sở hữu và nhân viên thực hiện các công việc khác nhau. Tất nhiên, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một hệ thống PMS tuyệt vời, các bạn nên hiểu rõ phần mềm quản lý khách sạn đó có khả năng làm được việc gì. 1. Hệ thống quản lý khách sạn là gì? PMS một cách thức cho phần mềm khách sạn, trợ giúp những khách sạn, khu nghỉ dưỡng và các tài sản tương tự thực hiện một số nhiệm vụ và hoạt động trong ngày. Hệ thống thường bao gồm các nhiệm vụ quản lý và quản trị, với các ví dụ bao gồm đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho. 2. Tại sao mỗi khách sạn nên một hệ thống PMS? Một phương pháp phần mềm quản lý khách sạn ngày càng quan trọng vì ngành khách sạn hiện đại được đẩy mạnh qua công nghệ. Với nhiều nguồn đặt phòng có khả năng tới từ các nguồn, giá phải được thay đổi thông minh cho việc theo dõi doanh thu. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phục vụ, cung cấp dịch vụ,… cho tới quá trình thanh toán, trả phòng cần được diễn ra đồng bộ, linh động và chuyên nghiệp. Điều này vừa hỗ trợ khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể hỗ trợ ứng phó với các thử thách đó. Một phần mềm quản lý khác sạn hợp lý sẽ cho phép nhân viên loại bỏ các thủ tục giấy tờ không cần thiết và thực hiện một số nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Không chỉ có thế, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo. 3. Nhiều tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý khách sạn là gì? Mặc dù có rất một số đơn vị cung cấp ứng dụng PMS trên thị trường, việc đáng nói nhất là cần xác định một hệ thống có một số tính năng đúng đắn cho khách sạn của bạn. Và đây là một số tính năng quan trọng nhất của một hệ thống quản lý khách sạn. a. Đặt phòng Tính năng đầu tiên và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn cần có là khả năng xử lý một số yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống khả quan sẽ cho phép nhân viên đơn giản thực hiện nhiều nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,… b. Dữ liệu khách hàng thị trường công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều cần thiết là hệ thống quản lý khách phải bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như các thói quen của họ như: khác hàng đã đến khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng nhiều dịch vụ nào,… Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu các khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho các chiến dịch quảng bá dịch vụ, những chương trình khuyến mãi đến một số khách hàng của mình. c. Tùy chọn thanh toán và hóa đơn Kế tiếp, điều quan trọng là một hệ thống quản lý tài sản cần cung cấp một loạt nhiều tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này cần bao gồm những tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho một số đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng nên cho phép các email xác nhận được gửi nhanh chóng. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất phải có khả năng lập hóa đơn cũng như biên lai cho khách hàng, để có thể đơn giản đưa cho khách hàng khi thanh toán hoặc sau khi sử dụng những dịch vụ khách sạn tính phí nào. d. Báo cáo Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn phải bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh một số báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và nhiều báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc những quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn. Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất nên thiết trong ngành khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm thích hợp với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết phải triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì Ezibee có thể là phương pháp mà các bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay. 4. Một số tính năng ưu việt của hệ thống quản lý khách sạn Ezibee những tính năng chính của Ezibee: Quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn, Quản lý những bộ phận kinh doanh, lễ tân, thu ngân, bộ phận buồng, Quản lý khách hàng và một số công nợ, Quản lý kho hàng, Thống kê, báo cáo tuyệt vời. Ứng Dụng quản lý khách sạn Ezibee quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách những phòng trống, vị trí và giá một số phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý những giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách. Ezibee hỗ trợ nhân viên lễ tân có khả năng thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý các khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể khắc phục một số vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng. Phần mềm quản lý tình trạng những buồng, phòng để cập nhật trạng thái lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách tới và đi, quản lý các tài sản cố định trong phòng chi tiết. Tính năng quản lý kho chuyên nghiệp giúp xử lý kiểm toán hàng hóa trong kho bằng nhiều thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có tính năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và cảnh báo cho người quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được sử dụng một số để có phương hướng kinh doanh hợp lý hơn. Hệ thống quản lý khách sạn Ezibee quản lý dữ liệu của khách hàng rõ ràng như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý các công nợ nếu có, đưa ra định mức và thời điểm cần thu nhiều công nợ. Phần mềm bạn cần: phần mềm quản lý bida Chức năng xuất báo cáo chi tiết của Ezibee hỗ trợ khách sạn báo cáo trạng thái kinh doanh tỉ mỹ cho nhà quản lý. Báo cáo có thể tùy chỉnh nhiều số như ca làm việc, những dịch vụ kèm theo, báo cáo về lượng khách nghỉ trong ngày, tình trạng nhiều phòng và còn nhiều vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.
